Efter en lång digitaliseringshype börjar allt fler uppvärdera det äkta – som i möten och samtal. Det har lett till en analogisering av möten och event. Formen blir också allt viktigare och fler konferenser ”festivaliseras”. Det påstår omvärldsspanaren och eventdesignern Jörgen Dyssvold i en färsk trendrapport från byrån Herr Omar. Vi träffade honom för en pratstund om event- och Almedalstrender.

Jörgen har 25 års erfarenhet av event och ligger bakom världsrekord, VM och presidentbesök liksom hundratals konferenser. Dessutom föreläser han regelbundet och skriver för bl.a. Kick Off och Affärsresenären under rubriken Mötescoachen. Jörgen Dyssvold arbetar också med Hälsodalen tillsammans med Reform Society.

Vilka är de tydligaste trenderna inom events och möten 2019?

– Förra året sa vi att vi skulle få se helt nya former av events och möten, på nya platser och med mer färg där platsen i sig ger ett mervärde för besökaren. Allt för att skapa upplevelser och nå igenom bruset. Den utvecklingen fortsätter, bl.a. med events på historiska platser, säger Dyssvold.

Bland alla trender finns det några han skulle vilja lyfta fram lite extra inför 2019:

  1. Var eventet äger rum – istället för att använda sig av en klassisk, och ofta trist möteslokal satsar fler på att den fysiska platsen ska bidra till upplevelsen. Det kan handla om pop-up events vid festivaler, föreläsningar i en gammal gruva eller en övergiven byggnad som blir tillfällig festlokal.
  1. Utformningen av lokalen – man börjar gå ifrån den traditionella biosittningen till att laborera mer med utformningen av lokalen. Man vill att besökarna ska interagera mer under själva mötet. Ett rum kan bestå av läktare, stolsrader, ståbord, cafémöbler och saccosäckar i en salig blandning.
  2. Mer tillsammans – allt fler tänker mer på klimatet och på hur man minska resandet. Istället för en stor konferens kan man exempelvis ha flera mindre möten på olika platser, där alla platser är uppkopplade mot varandra med bild och ljud. Det blir också vanligare att fler företag och organisationer går ihop och gör arrangemang tillsammans, som arenor likt Almedalen – där små och stora aktörer kan arrangera egna event under ett gemensamt paraply.
  3. Samtalets renässans och analogisering – Allt fler upplever att de får större tillfredsställelse av det analoga och fysiska än det digitala. Vi ser en renässans för samtalet, vilket visar sig i program som Min sanning och Sommarpratarna på TV. Våga därför vara analog, det är allt annat än omodernt och bjud gärna på långa och djupa samtal.
  4. Festivalisering – Upplevelser blir ett allt viktigare verktyg i marknadsförarens verktygslåda. Det kommer roligare sätt att presentera information på och man börjar släppa det krampaktiga taget om att presentera via powerpoints. Många arrangörer ser också vikande besöksantal till sina årliga konferenserer och event. Inspirerat av startup- och techfestivaler börjar allt fler branscher ”festivalisera” sina konferenser, kongresser och mässor, med inslag som food trucks, flaggspel, mikrobryggd öl och live-artister.

 

Vilka är de vanligaste fallgroparna företagen gör?

  1. ”Vi hinner inte” – Många inser att de behöver uppdatera och förnya sina möten, events och konferenser, men anser att de inte hinner. Konsekvensen kan bli att man tappar attraktion och uppfattas som ointressant, vilket kan ta årtionden att reparera. Dagens konferens- och mötesdeltagare generellt och framförallt de yngre kräver mer av tempo, interaktivitet och upplevelser.
  1. Man glömmer att definiera syftet – De flesta har för mycket fokus på det praktiska och för lite på upplevelser och vilka effekter man önskar få. Det blir lite som att sätta sig i bilen och resa på semester utan både packning och mål i sikte. Det borde därför vara strängt förbjudet att ens prata om lokaler, mat och inbjudan innan man är överens om syfte, målgrupp och önskade mål.

Vilka tips har du att ge de som håller seminarium i Almedalen i år?

Almedalen handlar så mycket om att nå ut med budskap, att delta i eller sätta agendan för de större samtalen och samhällsförändringarna. Att vilja och våga skruva lite i form och innehåll för sitt Almedalsevent kan göra jättestor skillnad i effekt och resultat. Våga därför göra något annat än traditionella seminarier och panelsamtal, säger Dyssvold.

Några tips vi ger till alla som arrangerar events och större möten är:

  • Våga vara analog, det är inte omodernt
  • Tänk festival när du tänker form på lokalen, mat, utsmyckning
  • Hitta eller skapa en unik miljö
  • Alliera er med andra – gör saker tillsammans, bjud in till varandras event
  • Förproducera delar, t ex intervjuer eller samtal som video
  • Erbjud alternativ – t ex olika luncher med olika tema, olika aktiviteter etc.
  • Ta hjälp av deltagarna – ge dem roller som t ex statister, be några tycka till om idéer på innehåll redan i början av planeringen av ditt event

Du kan beställa hela rapporten kostnadsfritt här